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Dokumenten-Management und Archivierung

Viele Informationen im Unternehmen werden in Form von Dokumenten in gängigen Formaten gespeichert. Meist werden sie in hierarchisch gegliederten Verzeichnissen auf einem Datei-Server abgelegt. Diese Methode wird den Herausforderungen der immer größer werdenden Informationsflut nicht gerecht.

Aktuelle Dokumente müssen dem Anwender zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung gestellt werden. Über Änderungen wichtiger Dokumente müssen Benutzer(-gruppen) benachrichtigt werden. Es muss sichergestellt werden, dass Dokumente am Ende aller Veränderungen archiviert und nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht werden.

Das Dokumenten-Management von SharePoint ist perfekt in das Microsoft Office integriert. So lassen sich zum Beispiel Dokumente direkt aus Microsoft Word in SharePoint-Listen speichern und laden sowie mit Schlagworten versehen. Wiederkehrende Prozesse auch über Abteilungen hinweg lassen sich analysieren und im Sinne einer nahtlosen Zusammenarbeit konfigurieren. Die Dokumentenerstellungsprozesse werden optimiert.

SharePoint-Features:

  • Benachrichtigung
  • Versionierung archivierter Dokumente
  • Standard-Listen-Typen abhängig vom Informationsinhalt
  • Benutzer-definierte Listen zur Abbildung individueller Inhalte
  • Benachrichtigungen über Neuanlagen, Änderungen und Löschungen.
  • Metadaten (Schlagworte) für Dokumente per Inhaltstypen strukturieren
  • Datensatzrouting abhängig vom Inhaltstyp für Archivierung einsetzen
  • Automatisches Löschen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist durch Informationsverwaltungsrichtlinien
Weitere Funktionsbereiche von Microsoft Sharepoint: