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Der Begriff SharePoint umfasst umgangssprachlich im engeren Sinne zwei bestimmte internet-basierte Produkte und Technologien von Microsoft, die Webanwendung Windows SharePoint Services (WSS) und den Microsoft Office SharePoint Server (MOSS).

Bei den Windows SharePoint Services (WSS) handelt es sich um eine Webapplikation, die zum Ziel hat, die Zusammenarbeit (Collaboration) zwischen Personen auf der Basis einer gemeinsamen Datenbasis zu verbessern. Der Austausch der Beteiligten ist integrativ und themenorientiert. WSS kann für Inhaber einer Server-Lizenz für Windows 2003 oder Windows 2008 kostenlos bei Microsoft heruntergeladen werden.

Die Informationen werden in Form von Listen wie zum Beispiel Kalender, Dateiablagelisten, Aufgabenlisten oder Dokumenten-Listen gespeichert, bearbeitet und angezeigt. Die Navigation in der Anwendung ist web-konform und meist intuitiv, so dass lange Einarbeitungszeiten entfallen können. Dies zeigt sich in der Verwendung von Konzepten wie Wikis, Blogs und RSS-Feeds, die im Web üblich sind.

Wesentliche Funktionen aus Benutzersicht können wie folgt beschrieben werden:

  • Volltextsuche ist nach allen in SharePoint abgelegten Informationen möglich
  • Alle Informationen werden in Echtzeit verarbeitet, zentral gespeichert und stehen allen berechtigten Benutzern zur Verfügung
  • Änderungen können Benachrichtigungen auslösen, die Benutzer darüber per E-Mail informieren.
  • Für Listen- und Dokumentenbibliotheken ist Versionierung verfügbar und es gibt Inhaltsfreigaben.
  • Über das frei verfügbare Produkt SharePoint Designer können eigene Workflows erstellt werden, die es erlauben die betriebsinterne Organisation und den Dokumenten-Fluss zu steuern.
  • Das System ist stark in die Office-Welt integriert.
  • SharePoint-Listen können in Excel oder Access bearbeitet werden
  • Adresslisten sind als Kontakte in Outlook verfügbar
  • Office-Dokumente können direkt aus Microsoft-Anwendungen in Dokumentenbibliotheken gespeichert und aus ihnen geladen werden.
  • Integration zu weiteren Microsoft-Produkten: Exchange, BizTalk, SQL-Server und Project-Server.
  • Das System ist sowohl durch administrative Maßnahmen als auch durch Programmierung erweiterbar und anpassbar

Im Gegensatz zu den WSS handelt es sich beim Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) um einen Portal-Server der Firma Microsoft. Zentrales Ziel ist hier die Zusammenführung verschiedener Informationsquellen auf einer einheitlichen Oberfläche.

MOSS baut auf die WSS auf und umfasst im Wesentlichen die folgenden Funktionsbereiche: